Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to pieniądze, które pracodawca odkłada na wsparcie pracowników i ich rodzin. Z funduszu finansuje się m.in. wypoczynek, zapomogi, kulturę czy sport. Zasady jego tworzenia i podziału określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wyjaśniamy, kiedy firma musi utworzyć fundusz socjalny, na co można go przeznaczyć i jak ustala się zasady przyznawania pomocy.
Kiedy firma musi mieć fundusz socjalny?
Obowiązek zależy od liczby pracowników liczonej w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu na 1 stycznia danego roku:
- Co najmniej 50 etatów: pracodawca musi utworzyć fundusz.
- Od 20 do 49 etatów: pracodawca tworzy fundusz, jeśli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.
- Mniej niż 20 etatów: utworzenie funduszu jest dobrowolne.
Pracodawca, który nie tworzy funduszu, powinien poinformować o tym pracowników, zwykle w regulaminie wynagradzania albo w informacji o warunkach zatrudnienia.
Na co można przeznaczyć fundusz socjalny w firmie?
Ustawa mówi o działalności socjalnej. W praktyce najczęściej są to:
- dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich dzieci, np. wczasów pod gruszą albo kolonii,
- bilety do kina, teatru czy na koncerty,
- karty sportowe i zajęcia rekreacyjne,
- zapomogi w trudnej sytuacji życiowej, np. po chorobie albo klęsce żywiołowej,
- pożyczki na cele mieszkaniowe,
- opieka nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach.
Funduszu nie można traktować jak dodatku do pensji. Pieniądze nie mogą też finansować imprez integracyjnych dla wszystkich bez względu na sytuację pracowników ani wydatków, które powinna pokryć firma z własnego budżetu.
Kryterium socjalne, czyli kto dostaje więcej?
To najważniejsza zasada funduszu. Pomoc przyznaje się w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Pracownik z niższymi dochodami na osobę w rodzinie powinien dostać wyższe dofinansowanie niż osoba lepiej sytuowana. Wypłata tej samej kwoty wszystkim, np. bonów świątecznych w równej wysokości, narusza tę zasadę.
W praktyce firmy proszą o oświadczenie o dochodach w rodzinie i przypisują pracowników do progów. Dla każdego progu ustala się inną wysokość dopłaty.
Regulamin funduszu i rola pracowników
Zasady przyznawania świadczeń opisuje regulamin funduszu. Pracodawca uzgadnia go z zakładową organizacją związkową. Jeśli w firmie nie ma związku, regulamin uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Ten wymóg to przykład dialogu społecznego na poziomie firmy. Pracownicy mają wpływ na to, na co trafią pieniądze i jak będą dzielone. Dobrze napisany regulamin ogranicza spory i daje jasne zasady na lata.
O czym pamiętać przy prowadzeniu funduszu?
- Środki funduszu trzymaj na osobnym rachunku bankowym.
- Przekazuj odpisy w terminach z ustawy.
- Dokumentuj przyznane świadczenia i oświadczenia pracowników.
- Chroń dane o dochodach i sytuacji rodzinnej pracowników.
- Przeglądaj regulamin co roku razem z przedstawicielami załogi.