Rezerwacja sali

UWAGA!

Ze względu na sytuację epidemiczną i związane z nią obostrzenia, w spotkaniach organizowanych w sali konferencyjnej Miejskiego Centrum Dialogu przy ul. Brackiej 10 będzie mogło uczestniczyć nie więcej niż 20 osób.
Podczas korzystania z sali prosimy o stosowanie środków ochrony osobistej, takich jak rękawiczki, maseczki lub inne osłony na nos i usta oraz korzystanie z dostępnych płynów dezynfekujących. Prosimy również o zachowanie bezpiecznego, min. 2 metrowego odstępu od współużytkowników sali oraz innych osób przebywających na terenie budynku.

 

REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA SAL SZKOLENIOWO-KONFERENCYJNYCH PRZEZ WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ I ZDROWIA

§ 1
Definicje
Ilekroć w regulaminie jest mowa o :

1) Wynajmującym – należy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o udostępnienie sali lub sal, a także podmiot, któremu została udostępniona sala lub sale.
2) Formularzu – należy przez to rozumieć „Formularz rezerwacji Sali” stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia wewnętrznego Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia nr z dn.
3) Sali – należy przez to rozumieć salę szkoleniowo-konferencyjną znajdująca się w Miejskim Centrum Dialogu w Krakowie.
4) Salach – należy przez to rozumieć sale: konferencyjną, multimedialną i komputerową znajdujące się w siedzibie Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia Urzędu Miasta Kraków.
5) Sali Wydziału: należy przez to rozumieć jedną z sal Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia czyli salę konferencyjną, multimedialną lub komputerową.
6) Centrum – należy przez to rozumieć Miejskie Centrum Dialogu.
7) Wydziale – należy przez to rozumieć Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia.

§ 2
Zasady udostępniania sali szkoleniowo-konferencyjnej znajdującej się w siedzibie Miejskiego Centrum Dialogu

1. Sala jest udostępniana w siedzibie Centrum, mieszczącym się przy ulicy Brackiej 10 w Krakowie.
2. Sala udostępniana jest w celu prowadzenia konsultacji społecznych, których organizatorem jest Miejskie Centrum Dialogu, spotkań konsultacyjno-informacyjnych, których odbiorcami są mieszkańcy Krakowa i w dalszej kolejności innych spotkań, związanych z działalnością niekomercyjną, nieodpłatną lub statutową, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz dla grup nieformalnych działających w obszarze trzeciego sektora na rzecz mieszkańców Krakowa.
3. Centrum dysponuje salą konferencyjną mieszcząca 30 – 45 osób, w zależności od sposobu ustawienia stołów i krzeseł. Sala wyposażona jest w laptop, rzutnik, ekran oraz flipchart oraz dodatkowo w system nagłośnienia i nagrywania spotkań.
4. Centrum zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia rezerwacji, bez podania przyczyn.
5. Sala jest udostępniana od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 18.00, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
6. W wyjątkowych sytuacjach, na pisemny wniosek wynajmującego, Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia może wyrazić zgodę na indywidualny termin i godziny udostępnienia sali.
7. Harmonogram rezerwacji sali dostępny jest w siedzibie Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia (ul. Dekerta 24, Kraków lub ul. Bracka 10, Kraków) lub telefonicznie pod numerem telefonu 12 616 6040.
8. Wynajmujący, zapoznaje się z harmonogramem dostępności sali i dokonuje zgłoszenia wstępnej rezerwacji sali poprzez wypełnienie „Formularza rezerwacji sali”, dostępnego na stronie www.dialoguj.pl, a następnie przesłanie skanu formularza na adres dialoguj@um.krakow.pl w temacie wiadomości wpisując „Formularz rezerwacji sali”.
9. W przypadku wystąpienia problemów z dokonaniem rezerwacji sali, należy skontaktować się z pracownikiem obsługującym rezerwacje w Centrum.
10. Pracownik obsługujący rezerwacje w Centrum po analizie dostępności sali, powiadamia wynajmującego o dokonaniu lub oddaleniu rezerwacji, poprzez wysłanie wiadomości e-mail z załączonym formularzem w wersji PDF, informując jednocześnie o obowiązku dostarczenia do Centrum prawidłowo wypełnionego, wydrukowanego i podpisanego przez wynajmującego formularza najpóźniej w dniu rezerwacji.
11. Odpowiedzialność materialną za udostępnioną salę i sprzęt ponosi Wynajmujący.
12. W przypadku odwołania zaplanowanej rezerwacji, Wynajmujący niezwłocznie powiadamia o tym fakcie pracownika Centrum oraz wywiesza informację o odwołaniu przedsięwzięcia na tablicy w miejscu jego planowanej organizacji.
13. Centrum nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie w udostępnionej sali przedsięwzięcia organizowanego przez Wynajmującego, określonego w złożonym formularzu rezerwacji sali.
14. Dwukrotne niewykorzystanie sali przez Wynajmującego zgodnie ze zgłoszeniem w Formularzu stanowi podstawę do negatywnego rozpatrzenia kolejnego wniosku wynajmującego o udostępnienie sali.
15. Pełną odpowiedzialność za przebieg przedsięwzięcia realizowanego w udostępnionej sali ponosi Wynajmujący.

§ 3
Obowiązki wynajmującego salę szkoleniowo-konferencyjną
Miejskiego Centrum Dialogu

1. Przestrzeganie przepisów porządkowych, właściwych dla pomieszczeń użyteczności publicznej oraz w szczególności ogólnej instrukcji BHP i PPOŻ.
2. Przestrzeganie wytycznych i zaleceń Generalnego Inspektoratu Sanitarnego wydanych we współpracy z poszczególnymi Ministerstwami, wynikających z aktualnej sytuacji epidemiologicznej, aktualnych na dzień organizowanego wydarzenia.
3. Zgłaszanie pracownikom Centrum w trybie natychmiastowym wszystkich awarii i problemów związanych z użytkowaniem udostępnianej sali.
4. Przestrzeganie bezwzględnego zakazu palenia tytoniu, używania e-papierosów i spożywania napojów alkoholowych oraz innych środków psychoaktywnych w pomieszczeniach Centrum.
5. Przestrzeganie bezwzględnego zakazu spożywania posiłków i napojów w sali. Planowany catering może zostać ustawiony w wyznaczonym miejscu.
6. Podporządkowanie się uwagom i zaleceniom pracowników Centrum podczas realizacji przedsięwzięć w udostępnionej sali.
7. Użytkowanie sali i sprzętu wyłącznie na potrzeby realizacji zgłoszonych przedsięwzięć. Wykorzystywanie sali i sprzętu Centrum do innych celów jest niedozwolone. Nieprawidłowe korzystanie powoduje ograniczenie zakresu współpracy z wynajmującym, bądź zaprzestanie współpracy z tym podmiotem. W uzasadnionych przypadkach, wynajmujący może zostać pozbawiony prawa do ubiegania się o jej powtórne udostępnienie przez okres do 12 miesięcy.
8. Wynajmujący zobowiązany jest do przestrzegania ustalonych godzin rozpoczynania i kończenia przedsięwzięć realizowanych w sali oraz pozostawienia porządku w sali, z której korzystał.
9. Wynajmujący jest zobowiązany do przekazania w stanie niepogorszonym sprzętu, z którego korzystał (w tym sprzętu komputerowego i multimedialnego), który był wykorzystywany w ramach danego przedsięwzięcia, jednocześnie ponosząc odpowiedzialność za szkody powstałe w czasie jego eksploatacji.
10. W przypadku realizacji przedsięwzięć, których grupą docelową są osoby poniżej 16. roku życia, Wynajmujący salę musi być osobą pełnoletnią i być obecny podczas realizowanego przedsięwzięcia.

§ 4
Zasady udostępniania sal: konferencyjnej, multimedialnej i komputerowej znajdujących się w siedzibie Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia

1. Sale są udostępniane przez Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia w lokalizacji – ul. Dekerta 24, 30-703 Kraków.

2. Ze względu na specyfikę udostępniania budynku przez Diamante Plaza Urzędowi Miasta, sale udostępniane są innym komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta w celu realizacji zadań należących do ich kompetencji zgodnie z Zarządzeniem nr 183/2020 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 24.01.2020 w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Krakowa, a także organizacjom pozarządowym, w tym organizacjom pożytku publicznego w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie(tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 450, 650, 723, 1365, z 2019 r. poz. 37) współpracującymi w ramach swej statutowej działalności z referatami znajdującymi się w strukturze Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia.

3. Wydział dysponuje następującymi salami:
• Salą konferencyjną: mieszczącą około 40-50 osób w zależności od sposobu ustawienia stołów i krzeseł, wyposażoną w laptop, rzutnik, monitor, 2 tablice suchościeralne oraz dodatkowo w system nagłośnienia;
• Salą multimedialną: mieszczącą około 10-15 osób w zależności od ustawienia stołów i krzeseł, wyposażoną w rzutnik, monitor, tablicę suchościeralną oraz dodatkowo w system nagłośnienia;
• Salą komputerową: wyposażoną w 14 stanowisk komputerowych.

4. Sale są udostępniane od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 15.00, za wyjątkiem świąt ustawowo wolnych od pracy.
5. Wydział zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia rezerwacji, bez podania przyczyn.
6. W wyjątkowych sytuacjach, na pisemny wniosek wynajmującego, Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia może wyrazić zgodę na indywidualny termin i godziny udostępnienia sali Wydziału.
7. Harmonogram rezerwacji sal dostępny jest w siedzibie Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia (ul. Dekerta 24, Kraków lub telefonicznie pod numerem telefonu 12 616 5119)
8. Wynajmujący zapoznaje się z harmonogramem dostępności sal i dokonuje zgłoszenia wstępnej rezerwacji poprzez wypełnienie formularza, dostępnego na stronie www.dialoguj.pl, a następnie przesłanie skanu wypełnionego formularza na adres sz.umk@um.krakow.pl w temacie wiadomości wpisując „Formularz rezerwacji sali”.
9. W przypadku wystąpienia problemów z dokonaniem rezerwacji, należy skontaktować się z pracownikiem obsługującym rezerwacje w Wydziale.
10. Pracownik obsługujący rezerwacje w Wydziale po analizie dostępności sal, powiadamia wynajmującego o dokonaniu lub oddaleniu rezerwacji, poprzez wysłanie wiadomości e-mail z załączonym formularzem w wersji PDF, informując jednocześnie o obowiązku dostarczenia do Wydziału prawidłowo wypełnionego, wydrukowanego i podpisanego przez wynajmującego formularza najpóźniej w dniu rezerwacji.
11. Odpowiedzialność materialną za udostępnioną salę Wydziału i sprzęt w niej się znajdujący ponosi Wynajmujący.
12. W przypadku odwołania zaplanowanej rezerwacji, Wynajmujący niezwłocznie powiadamia o tym fakcie pracownika Wydziału oraz wywiesza informację o odwołaniu przedsięwzięcia na tablicy w miejscu jego planowanej organizacji.
13. Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie w udostępnionej sali Wydziału przedsięwzięcia organizowanego przez Wynajmującego, określonego w złożonym formularzu rezerwacji sali.
14. Dwukrotne niewykorzystanie sali Wydziału przez Wynajmującego mimo właściwego zgłoszenia za pomocą formularza, stanowi podstawę do negatywnego rozpatrzenia kolejnego złożonego przez wynajmującego formularza rezerwacji sali.
15. Pełną odpowiedzialność za przebieg przedsięwzięcia realizowanego w udostępnionej sali Wydziału ponosi Wynajmujący.
16. W przypadku udostępniania sali Wydziału organizacjom pozarządowym, o których mowa w § 4 ust. 2 niniejszego regulaminu, za kwestie organizacyjne związane z ich udostępnieniem odpowiada referat współpracujący z podmiotem ubiegającym się o rezerwację. Niniejszy ustęp nie dotyczy procedury rezerwacji terminu, za którą jest odpowiedzialny wyznaczony pracownik Wydziału.

§ 5
Obowiązki wynajmującego sale znajdujące się siedzibie Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia

1. Przestrzeganie przepisów porządkowych, właściwych dla pomieszczeń użyteczności publicznej oraz w szczególności ogólnej instrukcji BHP i PPOŻ.
2. Przestrzeganie wytycznych i zaleceń Generalnego Inspektoratu Sanitarnego wydanych we współpracy we współpracy z poszczególnymi Ministerstwami, wynikających z aktualnej sytuacji epidemiologicznej, aktualnych na dzień organizowanego wydarzenia.
3. Zgłaszanie pracownikom Wydziału w trybie natychmiastowym wszystkich awarii i problemów związanych z użytkowaniem udostępnionej sali Wydziału.
4. Przestrzeganie bezwzględnego zakazu palenia tytoniu, używania e-papierosów i spożywania napojów alkoholowych oraz innych środków psychoaktywnych w siedzibie Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia.
5. Przestrzeganie bezwzględnego zakazu spożywania posiłków i napojów w sali komputerowej i multimedialnej . Zakaz nie dotyczy sali konferencyjnej.
6. Podporządkowanie się uwagom i zaleceniom pracowników Wydziału podczas realizacji przedsięwzięć w udostępnionej sali Wydziału .
7. Użytkowanie sal i znajdującego się w nich sprzętu wyłącznie na potrzeby realizacji zgłoszonych przedsięwzięć. Wykorzystywanie sal i sprzętu Wydziału do innych celów jest niedozwolone. Nieprawidłowe korzystanie powoduje ograniczenie zakresu współpracy z podmiotem, któremu udostępniono salę Wydziału, bądź zaprzestanie współpracy z tym podmiotem. W uzasadnionych przypadkach, Wynajmujący może zostać pozbawiony prawa do ubiegania się o jej powtórne udostępnienie przez okres do 12 miesięcy.
8. Wynajmujący zobowiązany jest do przestrzegania ustalonych godzin rozpoczynania i kończenia przedsięwzięć realizowanych w sali Wydziału.
9. Wynajmujący jest zobligowany do pozostawienia porządku w sali Wydziału, z której korzystał.
10. Wynajmujący jest zobowiązany do przekazania w stanie niepogorszonym sprzętu, z którego korzystał (w tym sprzętu komputerowego i multimedialnego), który był wykorzystywany w ramach danego przedsięwzięcia, jednocześnie ponosząc odpowiedzialność za szkody powstałe w czasie jego eksploatacji.
11. W przypadku realizacji przedsięwzięć, których grupą docelową są osoby poniżej 16. roku życia, Wynajmujący salę Wydziału musi być osobą pełnoletnią i być obecny podczas realizowanego przedsięwzięcia.

§ 6
Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

 

Pliki do pobrania: